# Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Muster für kloq (Art. 30 Abs. 1 DSGVO, Art. 12 revDSG)

> **ENTWURF – vor Verwendung von einer Rechtsanwältin/einem Rechtsanwalt prüfen lassen.**
> Version `2026-1-entwurf`, Stand 2026-10-10. Diese Vorlage ist kein Rechtsrat und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
> Alle Platzhalter in [ECKIGEN KLAMMERN] sind vom Unternehmen auszufüllen. Die Vorbefüllung beschreibt, was kloq technisch verarbeiten kann. Ob und in welchem Umfang das Unternehmen eine Funktion einsetzt, und ob die Verarbeitung erforderlich ist, muss das Unternehmen je Datenkategorie selbst begründen und eintragen.

## Offene Punkte

1. Rolle von kloq: Für die Kundendaten ist das Unternehmen Verantwortlicher, [FIRMA] ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO; CH Art. 9 revDSG). Die Rolle von [FIRMA] beim Push-Relay, bei Update-Servern und Support-Telemetrie sowie im Self-Host-Betrieb ist offen; sie kann eine eigene Verantwortlichkeit begründen und ist vor Verwendung zu klären.
2. Rolle von Apple und Google bei Push-Mitteilungen (Auftragsverarbeiter oder eigener Verantwortlicher) und deren Eintrag im Data Privacy Framework sind nicht geprüft.
3. Rolle des Lohnbüros und der Steuerberatung (Auftragsverarbeiter oder Verantwortlicher) ist in Deutschland uneinheitlich; das Unternehmen entscheidet und passt die Einträge an.
4. Rechtsgrundlagen Deutschland: § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG ist nach EuGH C-34/21 unsicher; deshalb sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f DSGVO genannt. Zu prüfen ist, ob die Betriebsvereinbarung als Grundlage genügt (EuGH C-65/23, nur über Sekundärquellen belegt).
5. Aufbewahrungsfristen: Ausgangswerte sind Produktvorschläge und je Land zu bestätigen (AT Zeitaufzeichnung ohne gesetzliche Frist, Bewerber CH, Personalakte, Protokolle).
6. Schweiz: Die Ausnahme von der Verzeichnispflicht für Unternehmen unter 250 Mitarbeitenden entfällt, wenn besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang bearbeitet werden oder ein Profiling mit hohem Risiko erfolgt (Art. 12 Abs. 5 revDSG, Art. 24 DSV, Stichtag 1. Januar). Im Einzelfall prüfen. Gesundheits- und Biometriedaten sprechen für ein Verzeichnis.
7. Belegerkennung: Verarbeitung bei einem Anbieter in den USA; Einstufung nach AI Act und Transfergrundlage (Data Privacy Framework mit anhängigem Rechtsmittel C-703/25 P, Standardvertragsklauseln als Rückfall) offen.
8. Rechtsgrundlagen Österreich: Es gibt kein Beschäftigten-Sondergesetz im DSG; § 11 DSG betrifft die Verwarnung und ist keine Grundlage.

<!-- ENTWURF-ENDE -->

## Hinweise zur Verwendung

1. Dieses Muster ist für das **Verzeichnis des Verantwortlichen** nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO gedacht und für das Verzeichnis nach Art. 12 revDSG (Schweiz). Das Verzeichnis des Auftragsverarbeiters nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO führt [FIRMA] für seine Verarbeitung gesondert.
2. Streichen Sie Verarbeitungen, die Sie nicht einsetzen. Funktionen, die ein Mitbestimmungs-Gate haben (Standort, Biometrie, Auswertungen, Zugriffsprotokoll für Beschäftigte, Postfach-Prozess, Belegerkennung), sind nur zu führen, wenn sie freigeschaltet sind.
3. Die Spalte „Rechtsgrundlage“ ist ein Vorschlag. Eine Betriebsvereinbarung ist keine eigene Rechtsgrundlage, die Prüfung von Art. 5, 6 und 9 DSGVO ersetzt; sie ist daneben zu nennen: [BETRIEBSVEREINBARUNG, DATUM].
4. Länder: AT = Österreich, DE = Deutschland, CH = Schweiz. Bei Beschäftigten in mehreren Ländern gilt pro Datenklasse die längste einschlägige Frist.
5. Das Verzeichnis ist aktuell zu halten. Bei jeder neuen Funktion (Änderungsfall nach der Betriebsvereinbarung) ist es zu ergänzen.

## 1. Allgemeine Angaben

| Angabe                                                                 | Eintrag                                                                                   |
| ---------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- |
| Verantwortlicher                                                       | [UNTERNEHMEN], [ANSCHRIFT], [LAND]                                                        |
| Gemeinsam Verantwortliche                                              | [FALLS VORHANDEN, SONST KEINE]                                                            |
| Vertretung des Verantwortlichen                                        | [NAME, FUNKTION]                                                                          |
| Datenschutzbeauftragte/r                                               | [NAME, KONTAKT ODER „NICHT BESTELLT“]                                                     |
| Datenschutzkontakt                                                     | [DATENSCHUTZKONTAKT UNTERNEHMEN]                                                          |
| Vertretung in der EU (nur CH-Unternehmen ohne Niederlassung in der EU) | [FALLS ZUTREFFEND]                                                                        |
| Auftragsverarbeiter                                                    | [FIRMA] (kloq), Kontakt [KONTAKT], Datenschutz [DATENSCHUTZKONTAKT]; Lohnbüro: [LOHNBÜRO] |
| Stand des Verzeichnisses                                               | [DATUM]                                                                                   |
| Betriebsvereinbarung / Reglement                                       | [BEZEICHNUNG UND DATUM ODER „KEINE“]                                                      |

## 2. Verarbeitungstätigkeiten

### 2.1 Zeiterfassung (Stempeln)

| Feld                                      | Eintrag                                                                                                                                                                                           |
| ----------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zweck                                     | Aufzeichnung der Arbeitszeit, Abrechnung von Entgelt und Zuschlägen, Nachweis gesetzlicher Arbeitszeitgrenzen                                                                                     |
| Rechtsgrundlage                           | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Arbeitsvertrag), lit. c (gesetzliche Aufzeichnungspflicht, AT § 26 AZG; DE ArbZG, MiLoG); DE zusätzlich § 26 BDSG; CH Art. 328b OR, Art. 73 ArGV 1                    |
| Betroffene                                | Beschäftigte, [FREIE MITARBEITENDE, LEIHARBEITSKRÄFTE, FALLS ZUTREFFEND]                                                                                                                          |
| Datenkategorien                           | Name, Personalnummer, Zeitpunkt und Art der Buchung (Kommen, Gehen, Pause, Dienstgang), Kanal (Web, Kiosk, Terminal, App), Korrekturen mit Begründung und korrigierender Person, Terminal-Kennung |
| Empfänger                                 | Teamleitung (Gruppe), Personal, Lohnbüro; Auftragsverarbeiter [FIRMA]; Hosting [ANBIETER]                                                                                                         |
| Drittlandübermittlung                     | Keine, Hosting in der EU [BESTÄTIGEN]                                                                                                                                                             |
| Löschfristen                              | AT 36 Monate, DE 36 Monate, CH 60 Monate (Ausgangswerte; Terminal-Lesevorgänge 30 Tage)                                                                                                           |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | Siehe Abschnitt 3                                                                                                                                                                                 |

### 2.2 Standort beim Stempeln (optional: Geofence, NFC-Tag)

| Feld                  | Eintrag                                                                                                                                                                      |
| --------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zweck                 | [ZWECK, ZUM BEISPIEL NACHWEIS DES ARBEITSORTS BEI AUSSENDIENST]                                                                                                              |
| Rechtsgrundlage       | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO [BEGRÜNDUNG]; AT/DE: Betriebsvereinbarung; CH: Art. 328b OR, Art. 26 ArGV 3                                                                       |
| Betroffene            | Beschäftigte, die mit Standort stempeln                                                                                                                                      |
| Datenkategorien       | Standortergebnis (innerhalb, außerhalb, unbekannt, nicht erhoben), Genauigkeit in Metern, Kennung des Geofence oder NFC-Tags; Koordinaten nur, falls ausdrücklich vorgesehen |
| Empfänger             | Person selbst, Personal; Teamleitung nur „Plausibilisierung nötig“                                                                                                           |
| Drittlandübermittlung | Keine                                                                                                                                                                        |
| Löschfristen          | Ergebnis wie Zeitbuchungen; Rohkoordinaten höchstens 0 bis 30 Tage                                                                                                           |
| Hinweis               | Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich oder zu prüfen (Vorlage DSFA): [DATUM]                                                                                            |

### 2.3 Dienstplan und Schichtplanung

| Feld                  | Eintrag                                                                                                                                                                                                         |
| --------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zweck                 | Planung von Schichten und Besetzung, Regelprüfung (Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, Jugendschutz), Wunschfrei, Tausch                                                                                               |
| Rechtsgrundlage       | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f DSGVO; Wunschfrei auch Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit freiwillig; Mitbestimmung: AT § 97 Abs. 1 Z 2 ArbVG, DE § 87 Abs. 1 Nr. 2, 3 BetrVG; CH Art. 48 ArG, Art. 69 ArGV 1        |
| Betroffene            | Beschäftigte im Schichtbetrieb                                                                                                                                                                                  |
| Datenkategorien       | Schichten, Besetzung, Wunschfrei, Verfügbarkeit, Tauschanträge und Zustimmungen, Hinweise der Regelprüfung, Plan/Ist-Abweichungen, neutrale Einsatzbeschränkungen; Geburtsdatum nur für die Jugendschutzprüfung |
| Empfänger             | Person selbst, Teamleitung (Gruppe), Personal, Lohnbüro (Zuschläge); Auftragsverarbeiter [FIRMA]                                                                                                                |
| Drittlandübermittlung | Keine                                                                                                                                                                                                           |
| Löschfristen          | Wie Zeitbuchungen; Wunschfrei und Verfügbarkeit [6 Monate] nach der Planungsperiode                                                                                                                             |

### 2.4 Abwesenheiten (Urlaub, Pflege, sonstige)

| Feld                  | Eintrag                                                                               |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zweck                 | Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten, Lohnabrechnung, Planung                      |
| Rechtsgrundlage       | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO; CH Art. 328b OR                                        |
| Betroffene            | Beschäftigte                                                                          |
| Datenkategorien       | Zeitraum, Art der Abwesenheit aus einem minimalen Katalog, Antragsstatus, Genehmigung |
| Empfänger             | Person selbst, Teamleitung (nur „abwesend“), Personal, Lohnbüro                       |
| Drittlandübermittlung | Keine                                                                                 |
| Löschfristen          | Wie Lohnunterlagen (AT 84, DE 72, CH 120 Monate; Ausgangswerte)                       |

### 2.5 Krankenstand und Arbeitsunfähigkeit (besondere Kategorie)

| Feld                  | Eintrag                                                                                                                                                                                                       |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zweck                 | Entgeltfortzahlung, Meldung, Einsatzplanung                                                                                                                                                                   |
| Rechtsgrundlage       | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO und Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO; DE § 26 Abs. 3 BDSG; CH Art. 328b OR                                                                                                            |
| Betroffene            | Beschäftigte                                                                                                                                                                                                  |
| Datenkategorien       | Tatsache und Dauer der Abwesenheit, Art aus Mindestkatalog (Krankheit, Unfall, Pflege, Sonstiges). **Keine Diagnose.** Optional Foto der Bescheinigung (nur der Arbeitgeber-Ausfertigung): Upload [ein / aus] |
| Empfänger             | Personal, Lohnbüro; Teamleitung nur „abwesend“ bzw. „nicht verfügbar“                                                                                                                                         |
| Drittlandübermittlung | Keine. Die Belegerkennung wird nie auf Bescheinigungen angewendet                                                                                                                                             |
| Löschfristen          | Zeitraum wie Lohnunterlagen; Anhang bis Abrechnung plus 6 Monate                                                                                                                                              |
| Hinweis               | Zugriff auf Anhänge wird protokolliert; Vier-Augen-Freigabe bei Löschung                                                                                                                                      |

### 2.6 Biometrische Zeiterfassung (optional, standardmäßig aus)

| Feld                  | Eintrag                                                                                                                                                                                                         |
| --------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zweck                 | [ZWECK, NUR WENN ERFORDERLICH BEGRÜNDET]                                                                                                                                                                        |
| Rechtsgrundlage       | Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) oder lit. b, jeweils nur, wenn erforderlich; DE § 26 Abs. 3 BDSG; AT Betriebsvereinbarung; CH Art. 5 lit. c Ziff. 4, Art. 6 Abs. 7 revDSG, Art. 328b OR |
| Betroffene            | Beschäftigte, die teilnehmen                                                                                                                                                                                    |
| Datenkategorien       | Biometrisches Merkmal (nur im Terminal), Personenkennung; kloq erhält keine Rohmerkmale                                                                                                                         |
| Empfänger             | Terminal-Hersteller [NAME, ROLLE KLÄREN], kloq nur Kennung                                                                                                                                                      |
| Drittlandübermittlung | [GGF. HERSTELLER]                                                                                                                                                                                               |
| Löschfristen          | Bis Widerruf oder Austritt, Löschung im Terminal binnen [7] Tagen                                                                                                                                               |
| Hinweis               | Alternative ohne Biometrie erforderlich; Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich (Vorlage DSFA)                                                                                                              |

### 2.7 Personalstamm und Zugänge (people)

| Feld                  | Eintrag                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| Zweck                 | Personalakte, Rollen und Zugänge je Position, Ein- und Austrittsprozess, Meldungen an die Lohnabrechnung                                                                                                                                                                                                                             |
| Rechtsgrundlage       | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO; DE § 26 BDSG; CH Art. 328b OR                                                                                                                                                                                                                                                                         |
| Betroffene            | Beschäftigte, Bewerberinnen und Bewerber (getrennt)                                                                                                                                                                                                                                                                                  |
| Datenkategorien       | Stammdaten (Name, Kontakt, Notfallkontakt), Dienstverhältnisse, Position, Team, Standort, Bank- und Sozialversicherungsdaten (verschlüsselt, nur Personal), Geburtsdatum (eingeschränkt, nur für Prüfungen), Schutzzeiträume (nur Art und Zeitraum), Dokumente (Vertrag, Bestätigungen, Meldebestätigungen), Zugangsstatus je System |
| Empfänger             | Personal, Lohnbüro, IT-Administration (Zugänge), Verbundene Systeme des Unternehmens [AUFLISTEN]; Auftragsverarbeiter [FIRMA]                                                                                                                                                                                                        |
| Drittlandübermittlung | Je angebundenem System [AUFLISTEN]                                                                                                                                                                                                                                                                                                   |
| Löschfristen          | Personalakte nach Austritt [FRIST]; Bewerberdaten AT 7, DE 6, CH [3] Monate (Ausgangswerte); private Rufnummer für Einladungen bis zur Aktivierung                                                                                                                                                                                   |

### 2.8 Entgeltabrechnung und Spesen (pay)

| Feld                  | Eintrag                                                                                              |
| --------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zweck                 | Vorbereitung der Lohnabrechnung, Spesen- und Essensabrechnung, Übergabe an das Lohnbüro              |
| Rechtsgrundlage       | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO; DE § 26 BDSG; CH Art. 328b OR, Art. 958f OR (Aufbewahrung)            |
| Betroffene            | Beschäftigte                                                                                         |
| Datenkategorien       | Lohnarten, Zeitsalden, Zuschläge, Abwesenheiten, Spesenbelege, Kilometer, Essensguthaben, Lohnzettel |
| Empfänger             | Personal, Lohnbüro [NAME, ROLLE KLÄREN]; Auftragsverarbeiter [FIRMA]                                 |
| Drittlandübermittlung | Keine, außer Belegerkennung (2.10)                                                                   |
| Löschfristen          | AT 84 Monate, DE 72 Monate Lohnkonto und 96 Monate Buchungsbelege, CH 120 Monate (Ausgangswerte)     |

### 2.9 Mitarbeiter-App und Push-Mitteilungen (mobile)

| Feld                  | Eintrag                                                                                                                                         |
| --------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zweck                 | Stempeln, Einsicht in eigene Zeiten und Pläne, Anträge, Mitteilungen                                                                            |
| Rechtsgrundlage       | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Push-Erinnerungen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (freiwillig); DE: Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG |
| Betroffene            | Beschäftigte, die die App nutzen                                                                                                                |
| Datenkategorien       | Konto- und Anmeldedaten, Gerätekennung, Push-Token (pseudonym), Einstellungen, Einwilligungen; keine Hintergrund-Ortung                         |
| Empfänger             | Auftragsverarbeiter [FIRMA]; Push-Dienste Apple und Google (inhaltsfreie Mitteilung)                                                            |
| Drittlandübermittlung | USA (Push-Dienste); Grundlage [DATA PRIVACY FRAMEWORK / STANDARDVERTRAGSKLAUSELN, BESTÄTIGEN]                                                   |
| Löschfristen          | Gerätekennung und Token bis Abmeldung oder Austritt; Einwilligungsnachweise Widerruf plus 36 Monate                                             |

### 2.10 Belegerkennung (optional, standardmäßig aus)

| Feld                  | Eintrag                                                                                                                                |
| --------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zweck                 | Auslesen von Betrag, Datum, Händler und Steuer aus Belegfotos; Ergebnis wird von Menschen bestätigt                                    |
| Rechtsgrundlage       | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO; CH Art. 328b OR                                                                                         |
| Betroffene            | Beschäftigte, die Belege einreichen; Dritte auf Belegen                                                                                |
| Datenkategorien       | Belegbild, Erkennungsergebnis, Name auf Quittung, gegebenenfalls Kartenstummel, Kilometerangaben                                       |
| Empfänger             | Anthropic (USA) als Unterauftragsverarbeiter von [FIRMA]; Personal, Lohnbüro                                                           |
| Drittlandübermittlung | USA; Grundlage [DATA PRIVACY FRAMEWORK / STANDARDVERTRAGSKLAUSELN, BESTÄTIGEN]; CH: Datenschutzrahmen Schweiz-USA, soweit zertifiziert |
| Löschfristen          | Belege AT 84, DE 96, CH 120 Monate; beim Anbieter [ZUSAGE EINTRAGEN]                                                                   |
| Hinweis               | Nicht für Krankenstandsunterlagen. Abschaltbar; manuelle Erfassung bleibt möglich                                                      |

### 2.11 Zugriffs- und Änderungsprotokoll

| Feld                  | Eintrag                                                                                                                                  |
| --------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zweck                 | Sicherheit, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Nachweis der Rechenschaft, Transparenz für Beschäftigte („Wer hat meine Daten gesehen?“) |
| Rechtsgrundlage       | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 5 Abs. 2 und Art. 32 DSGVO; CH Art. 6 revDSG, Art. 4 DSV                                                |
| Betroffene            | Beschäftigte, deren Daten gelesen oder geändert werden; Beschäftigte mit Zugriffsrechten (Personal, Teamleitung, Admin)                  |
| Datenkategorien       | Zeitpunkt, Handlung, Objektart, Rolle, Pseudonym der Person, Zweck; Inhalte verschlüsselt                                                |
| Empfänger             | Administration; Betriebsrat nach Betriebsvereinbarung; Person selbst (Datum, Rolle, Zweck)                                               |
| Drittlandübermittlung | Keine                                                                                                                                    |
| Löschfristen          | Einsichtsprotokoll 12 Monate; Administrationsprotokoll [FRIST]; Löschung durch Vernichtung des Personenschlüssels                        |
| Hinweis               | Das Protokoll ist zugleich ein Datenbestand über Beschäftigte mit Zugriff; Mitbestimmung beachten                                        |

### 2.12 Austritt und Postfach (optional)

| Feld                  | Eintrag                                                                                                                                             |
| --------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zweck                 | Geordnete Übergabe, Sperre des Postfachs, Archivierung geschäftlicher Mails, Zugriff nur bei dokumentiertem Anlass                                  |
| Rechtsgrundlage       | Art. 6 Abs. 1 lit. f, c DSGVO; Einwilligung nur zusätzlich; CH Art. 328b OR                                                                         |
| Betroffene            | Ausscheidende Beschäftigte; Korrespondenzpartner (Dritte)                                                                                           |
| Datenkategorien       | Fallakte (Zweck, Rechtsgrund, Freigebende, Umfang, Ablaufzeit, Ergebnis); Mailinhalte verbleiben im Zielsystem und werden nicht in kloq gespeichert |
| Empfänger             | Personal, Datenschutz, Betriebsrat (Freigabe), IT-Administration (befristeter Zugriff)                                                              |
| Drittlandübermittlung | Je Mail-Anbieter des Unternehmens [EINTRAGEN]                                                                                                       |
| Löschfristen          | Postfach 90 Tage gesperrt; geschäftliche Mails nach Dokumenttyp (AT 7, DE 6, CH 10 Jahre; Ausgangswerte)                                            |

### 2.13 Einwilligungen und Betroffenenanfragen

| Feld                  | Eintrag                                                                                                                     |
| --------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zweck                 | Nachweis von Einwilligungen und deren Widerruf; Bearbeitung von Auskunfts-, Berichtigungs-, Lösch- und Übertragungsanfragen |
| Rechtsgrundlage       | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Art. 7 Abs. 1, Art. 12 bis 22); CH Art. 25, 28 revDSG                                           |
| Betroffene            | Beschäftigte, Anfragende                                                                                                    |
| Datenkategorien       | Zweck, Textversion, Zeitpunkt, Kanal, Widerruf; Anfrage, Frist, Identitätsprüfung, Bearbeiter                               |
| Empfänger             | Personal, Datenschutz                                                                                                       |
| Drittlandübermittlung | Keine                                                                                                                       |
| Löschfristen          | Einwilligungen Widerruf plus 36 Monate; Anfragen [FRIST]                                                                    |
| Hinweis               | Fristen: AT/DE ein Monat (verlängerbar um zwei Monate, begründet), CH 30 Tage                                               |

## 3. Technische und organisatorische Maßnahmen (Auszug)

Die vollständige Liste steht in der TOM-Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag mit [FIRMA]. Das Unternehmen ergänzt eigene Maßnahmen.

| Bereich          | Maßnahme (Vorbefüllung nach Produktbeschreibung)                                                                                                                                                                                         |
| ---------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zugriff          | Rollenmodell, Zugriff nur auf Daten des Mandanten (Row Level Security), Mehrfaktor-Anmeldung für privilegierte Rollen                                                                                                                    |
| Verschlüsselung  | Verschlüsselung bei Übertragung; Feldverschlüsselung für sensible Daten (Bank, Gesundheit, Standort-Rohwerte); Schlüssel pro Person für Protokoll-Inhalte                                                                                |
| Integrität       | Verkettetes, manipulationssicheres Protokoll; Zeitbuchungen nicht änderbar, Korrekturen als neue Einträge                                                                                                                                |
| Löschung         | Löschkonzept nach Aufbewahrungsklassen, Vorschau, Vier-Augen-Freigabe bei Gesundheits- und Personalakten; Löschung durch Vernichtung des Personenschlüssels oder Entfernen der Datenpartition; Backup-Löschung über Schlüsselvernichtung |
| Verfügbarkeit    | Sicherungen, Wiederherstellung; Offline-Puffer in der App                                                                                                                                                                                |
| Trennung         | Mandantentrennung; Bewerberdaten getrennt                                                                                                                                                                                                |
| Protokolle       | Keine personenbezogenen Daten in Anwendungsprotokollen                                                                                                                                                                                   |
| Organisation     | Schulung der Rollen, Datenschutzkontakt [DATENSCHUTZKONTAKT UNTERNEHMEN], Meldewege für Datenschutzverletzungen                                                                                                                          |
| Eigene Maßnahmen | [ERGÄNZEN]                                                                                                                                                                                                                               |

## 4. Übersicht Empfänger und Drittländer

| Empfänger          | Rolle                                     | Land   | Transfergrundlage                                            |
| ------------------ | ----------------------------------------- | ------ | ------------------------------------------------------------ |
| [FIRMA] (kloq)     | Auftragsverarbeiter                       | [LAND] | Auftragsverarbeitungsvertrag; Unterauftragsverarbeiter-Liste |
| Hosting [ANBIETER] | Unterauftragsverarbeiter                  | EU     | [BESTÄTIGEN]                                                 |
| Lohnbüro [NAME]    | [AUFTRAGSVERARBEITER / VERANTWORTLICHER]  | [LAND] | [VERTRAG]                                                    |
| Apple, Google      | Push-Dienst                               | USA    | [DATA PRIVACY FRAMEWORK / STANDARDVERTRAGSKLAUSELN]          |
| Anthropic          | Belegerkennung (Unterauftragsverarbeiter) | USA    | [DATA PRIVACY FRAMEWORK / STANDARDVERTRAGSKLAUSELN]          |
| [WEITERE]          |                                           |        |                                                              |

## 5. Änderungshistorie

| Datum   | Änderung   | Bearbeiter/in |
| ------- | ---------- | ------------- |
| [DATUM] | Erstellung | [NAME]        |
