Datenschutzinformation für Beschäftigte: Zeiterfassung und Mitarbeiter-App (Langfassung)

Teil 1: Das Wichtigste in Kürze

1. Ihr Arbeitgeber, [UNTERNEHMEN], nutzt die Software kloq, um Arbeitszeit, Abwesenheiten und Dienstpläne zu verwalten. Sie nutzen sie über Web, Kiosk, Terminal oder die Mitarbeiter-App.
2. Wir verarbeiten nur die Daten, die für diese Zwecke nötig sind. Wir prüfen für jede Datenkategorie, ob sie erforderlich ist.
3. Wir erstellen keine Leistungs-, Verhaltens- oder Bewegungsprofile und werten Daten nicht aus, um Mitarbeitende zu bewerten oder zu vergleichen.
4. Sie können Ihre Daten jederzeit einsehen. In der App gibt es die Ansicht „Wer hat meine Daten gesehen?“ mit Datum, Rolle und Zweck der Zugriffe.
5. Sie haben Rechte (Teil 5). Sie können sich jederzeit an uns wenden: [DATENSCHUTZKONTAKT UNTERNEHMEN].
6. Wo eine Funktion freiwillig ist (zum Beispiel Push-Erinnerungen), entstehen Ihnen keine Nachteile, wenn Sie sie nicht nutzen.

Diese Information gilt in Österreich, Deutschland und der Schweiz. Wo die Rechtslage unterscheidet, steht es dabei. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.

Teil 2: Wer ist verantwortlich?

Dienstleister. Die Software wird von [FIRMA] betrieben. [FIRMA] verarbeitet Ihre Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (Auftragsverarbeitung). Kontakt: [KONTAKT]. Das Hosting erfolgt in [HOSTING-ORT, EU] bei [ANBIETER].

Teil 3: Was wir verarbeiten und warum (nach Zweck)

Jeder Abschnitt nennt: Wofür, welche Daten, auf welcher Grundlage, wer sie sieht, wie lange sie gespeichert werden. Die Rechtsgrundlagen sind: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Arbeitsvertrags), lit. c (gesetzliche Pflicht), lit. f (berechtigtes Interesse) und lit. a (Einwilligung, nur wo freiwillig). Für Gesundheitsdaten kommt Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO hinzu. In Deutschland gilt zusätzlich § 26 BDSG, in Österreich das Arbeitsverfassungsgesetz, in der Schweiz Art. 328b OR und das Datenschutzgesetz.

3.1 Zeit (Arbeitszeiterfassung)

• Wofür: Aufzeichnung der Arbeitszeit, Abrechnung von Entgelt und Zuschlägen, Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitgrenzen.
• Daten: Name, Personalnummer, Zeitpunkt und Art der Buchung (Kommen, Gehen, Pause, Dienstgang), Kanal (Web, Kiosk, Terminal, App), Korrekturen mit Begründung und korrigierender Person.
• Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (in Österreich Aufzeichnungspflicht nach AZG, in Deutschland nach ArbZG und MiLoG, in der Schweiz Art. 73 ArGV 1); DE zusätzlich § 26 BDSG.
• Wer sieht es: Sie selbst; Ihre Teamleitung die Zeiten der Gruppe; Personal und Lohnbüro für die Abrechnung. Den Kanal Ihrer Buchung sieht Ihre Teamleitung nicht.
• Dauer: AT 36 Monate, DE 36 Monate, CH 60 Monate (Ausgangswerte); Terminal-Lesevorgänge 30 Tage. Lohnunterlagen länger (siehe Teil 4).
• Pflicht oder freiwillig: Die Zeiterfassung ist Teil des Arbeitsverhältnisses. Ohne diese Daten können wir Ihr Entgelt nicht richtig abrechnen. Der Kanal ist wählbar.

3.2 Dienstplan

• Wofür: Planung von Schichten und Besetzung, Prüfung gesetzlicher Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten, Wunschfrei, Schichttausch.
• Daten: Schichten, Wunschfrei und Verfügbarkeit (freiwillig), Tauschanträge, Hinweise der Regelprüfung, Abweichungen zwischen Plan und Stempelung (nur als Hinweis). Ihr Geburtsdatum wird nur für die Prüfung des Jugendschutzes verwendet und nicht in Teamansichten gezeigt.
• Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f DSGVO; Mitbestimmung (AT § 97 ArbVG, DE § 87 BetrVG, CH Art. 48 ArG und Art. 69 ArGV 1).
• Wer sieht es: Sie selbst; Teamleitung und Personal für die Planung; Lohnbüro für Zuschläge.
• Dauer: Wie Zeitbuchungen; Wunschfrei und Verfügbarkeit [6 Monate] nach der Planungsperiode.
• Hinweis: Plan/Ist-Hinweise sind Klärungshilfen, keine Vorwürfe. Sie sind nie allein Grundlage einer Maßnahme.

3.3 Standort (nur wenn eingesetzt)

• Wofür: [ZWECK, ZUM BEISPIEL NACHWEIS DES ARBEITSORTS BEI AUSSENDIENST ODER BAUSTELLE].
• Modus: [AUS / NUR NFC-TAG / GEOFENCE MIT MARKIERUNG / GEOFENCE MIT DURCHSETZUNG].
• Daten: Ergebnis (innerhalb, außerhalb, unbekannt, nicht erhoben), Genauigkeit in Metern, Kennung des Orts oder NFC-Tags. Koordinaten werden nicht gespeichert. [FALLS DOCH: BEGRÜNDUNG, HÖCHSTENS 30 TAGE]
• Wann: Nur im Moment der Buchung. Kein Hintergrund-Standort, keine Dauerortung.
• Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO [BEGRÜNDUNG]; in Österreich und Deutschland auf Grundlage der Betriebsvereinbarung; in der Schweiz Art. 328b OR und Art. 26 ArGV 3 (keine Verhaltensüberwachung). Der Zugriff auf den Standort Ihres Geräts erfolgt nur, wenn Sie die Buchung selbst auslösen und das Betriebssystem es erlaubt.
• Wer sieht es: Sie selbst und das Personal. Ihre Teamleitung sieht höchstens den Hinweis „Plausibilisierung nötig“, nicht den Ort.
• Dauer: Ergebnis wie Zeitbuchungen. Rohdaten, falls vorgesehen, höchstens [0 bis 30] Tage.
• Ihre Wahl: Sie müssen die Standortfreigabe nicht erteilen. Dann buchen Sie über einen anderen Kanal (Kiosk oder Web) ohne Nachteil. „Außerhalb“ ist bei Außendienst und Homeoffice normal und führt zu keiner Sanktion. Wir bilden keine Bewegungsprofile.

3.4 Abwesenheiten

• Wofür: Verwaltung von Urlaub, Pflegefreistellung und sonstigen Abwesenheiten für Lohn und Planung.
• Daten: Zeitraum, Art der Abwesenheit (aus einem kleinen Katalog), Antragsstatus, Genehmigung.
• Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
• Wer sieht es: Sie selbst; Personal und Lohnbüro; Ihre Teamleitung und Kolleginnen und Kollegen sehen nur „abwesend“, nicht den Grund.
• Dauer: Wie Lohnunterlagen (AT 84, DE 72, CH 120 Monate; Ausgangswerte).

3.5 Gesundheit (Krankenstand)

• Wofür: Entgeltfortzahlung, Meldungen, Einsatzplanung.
• Daten: Tatsache und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit, Art (Krankheit, Unfall, Sonstiges). Keine Diagnose. Bitte laden Sie nie eine Bescheinigung mit Diagnose hoch; nur die für den Arbeitgeber bestimmte Ausfertigung. [FALLS UPLOAD EINGESCHALTET: Foto der Bescheinigung. In Deutschland ruft Ihr Arbeitgeber bei gesetzlich Versicherten die elektronische Bescheinigung bei der Krankenkasse ab; ein Foto ist dann nicht nötig.]
• Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (DE zusätzlich § 26 Abs. 3 BDSG; CH Art. 328b OR).
• Wer sieht es: Personal und Lohnbüro. Ihre Teamleitung sieht nur „abwesend“ beziehungsweise „nicht verfügbar“, soweit für die Einsatzplanung nötig. Jeder Zugriff auf einen Anhang wird protokolliert.
• Dauer: Zeitraum wie Lohnunterlagen; Anhang bis zur Abrechnung plus 6 Monate.
• Schutzzeiträume: Schwangerschaft, Stillzeit oder Behinderung erscheinen in der Planung nur als neutrale Einschränkung ohne Grund. Wir speichern dafür Art und Zeitraum, keine Diagnose.

3.6 Push-Mitteilungen und App

• Wofür: Anmeldung, Mitteilungen über Dienstplanänderungen, Anträge, Erinnerungen.
• Daten: Konto, Gerätekennung, Push-Token (pseudonym), Einstellungen. Mitteilungen enthalten keine Inhalte aus Gesundheits- oder Entgeltdaten.
• Grundlage: Anmeldung und Betrieb der App: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Erinnerungen sind freiwillig: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können sie in der App jederzeit abschalten; der Widerruf wirkt sofort.
• Empfänger: Die Zustellung läuft über Apple (APNs) und Google (FCM) in den USA, siehe Teil 4.
• Dauer: Gerätekennung und Token bis zur Abmeldung oder zum Austritt.

3.7 Zugriffsprotokoll („Wer hat meine Daten gesehen?“)

• Wofür: Sicherheit, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Transparenz für Sie.
• Daten: Zeitpunkt, Handlung, Rolle der zugreifenden Person, Objektart, Zweck. Namen der Zugreifenden werden nicht angezeigt, außer bei berechtigtem Interesse.
• Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit, Rechenschaft); CH Art. 4 DSV bei besonders schützenswerten Daten.
• Dauer: 12 Monate. Der Inhalt ist verschlüsselt.
• Hinweis: Das Protokoll wird nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle der Zugreifenden verwendet.

3.8 Biometrie (nur wenn eingesetzt, standardmäßig aus)

• Fingerabdruck- oder andere biometrische Terminals gibt es nur, wenn wir ihre Erforderlichkeit begründet haben. Sie sind nie die einzige Möglichkeit: Sie können mit Ausweis oder PIN buchen, ohne Nachteil.
• Das Merkmal bleibt im Terminal; kloq erhält nur Ihre Kennung. Grundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO; CH Art. 6 Abs. 7 revDSG), die Sie jederzeit widerrufen können. Bei Widerruf oder Austritt wird das Merkmal im Terminal gelöscht, binnen [7] Tagen.

3.9 Belegerkennung (nur wenn eingesetzt, standardmäßig aus)

• Fotografierte Belege (Essen, Reisen) können automatisch ausgelesen werden (Betrag, Datum, Händler). Anbieter: Anthropic (USA). Sie bestätigen das Ergebnis. Sie können Belege auch von Hand erfassen. Krankenstandsunterlagen werden nie so verarbeitet.
• Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Dauer: Belege AT 84, DE 96, CH 120 Monate; beim Anbieter [ZUSAGE EINTRAGEN].

3.10 Austritt und Postfach (nur wenn eingesetzt)

• Ihr Postfach wird zum Austrittszeitpunkt gesperrt. Es gibt eine Abwesenheitsnotiz mit einer Ansprechperson, ohne Grund des Austritts. Ein Zugriff auf Inhalte erfolgt nur bei dokumentiertem Anlass, mit Freigabe durch zwei Personen, ohne Privatordner, und wir informieren Sie. Geschäftliche Mails werden nach den Aufbewahrungsfristen archiviert. Ihre Einwilligung ist nur eine zusätzliche Möglichkeit, nie die einzige. Nach dem Austritt erreichen Sie uns weiter für Auskunft, Lohnzettel und Widerruf unter [KONTAKT FÜR EHEMALIGE].

Teil 4: Empfänger, Übermittlung ins Ausland, Dauer

4.1 Empfänger

Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter erhalten Sie auf Anfrage.

4.2 Übermittlung in Drittländer

Apple und Google (Push) und Anthropic (Belegerkennung, nur wenn aktiviert) sitzen in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf [DATA PRIVACY FRAMEWORK / STANDARDVERTRAGSKLAUSELN]. Für die Schweiz gilt der Datenschutzrahmen Schweiz-USA (in Kraft seit 15. September 2024), soweit der Empfänger zertifiziert ist. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage. Support-Zugriffe erfolgen aus der EU oder der Schweiz oder auf Grundlage einer Transfergarantie.

4.3 Speicherdauer

Noch aufzubewahrende Daten werden gesperrt, nicht verwendet und nach Fristablauf gelöscht oder unwiderruflich unkenntlich gemacht.

Teil 5: Ihre Rechte

1. Auskunft über Ihre Daten und eine Kopie (Art. 15 DSGVO; CH Art. 25 revDSG). Wir antworten binnen eines Monats (AT, DE; um zwei Monate verlängerbar, mit Begründung) beziehungsweise binnen 30 Tagen (CH). In der App können Sie Ihre Daten selbst exportieren. In Österreich haben Sie zusätzlich Anspruch auf Übermittlung Ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen (§ 26 AZG).
2. Berichtigung unrichtiger Daten. Fehlerhafte Buchungen korrigieren wir; die ursprüngliche Buchung bleibt aus Nachweisgründen sichtbar.
3. Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Dann sperren wir die Daten und löschen sie nach Ablauf der Frist.
4. Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
5. Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen.
6. Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO; CH Art. 28 revDSG): Sie erhalten die Daten, die Sie bereitgestellt haben, in einem maschinenlesbaren Format.
7. Widerruf von Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft; in der App unter „Meine Einwilligungen“. Der Widerruf wirkt sofort; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.
8. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde: Österreich: Datenschutzbehörde (DSB); Deutschland: [ZUSTÄNDIGE LANDESAUFSICHT]; Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB).
9. Unterstützung durch Betriebsrat oder Arbeitnehmervertretung: Sie können sich an [BETRIEBSRAT] wenden.

Wenden Sie sich für alle Anliegen an [DATENSCHUTZKONTAKT UNTERNEHMEN]. Wir prüfen Ihre Identität, bevor wir Daten herausgeben.

Teil 6: Weitere Angaben

1. Keine automatisierte Entscheidung. Es gibt keine Entscheidungen, die ausschließlich automatisiert getroffen werden und Sie erheblich beeinträchtigen. Hinweise des Systems werden von Menschen geprüft.
2. Keine Profile. Wir erstellen keine Leistungs-, Verhaltens- oder Bewegungsprofile.
3. Freiwillige Funktionen. Wer sie nicht nutzt, hat keine Nachteile.
4. Datenpannen. Wir melden Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten den Aufsichtsbehörden, soweit vorgeschrieben (Art. 33 DSGVO; CH Art. 24 revDSG), und informieren Sie, wenn für Sie ein hohes Risiko besteht.
5. Sicherheit. Verschlüsselung, Rollenmodell, Zugriffsprotokoll und getrennte Aufbewahrung sensibler Daten.
6. Änderungen. Wir passen diese Information an, wenn sich die Verarbeitung ändert (zum Beispiel bei einer neuen Funktion), und teilen Ihnen das vorher mit.

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