Reglement und Information an Arbeitnehmende: Zeiterfassung und Mitarbeiter-App (Schweiz)

Reglement und Information an Arbeitnehmende

Gültig für [UNTERNEHMEN], [ANSCHRIFT], im Folgenden Arbeitgeberin, Betrieb [BETRIEB], ab [DATUM].

Dieses Dokument dient der Information und, soweit Sie ihm zustimmen, als Reglement. Es ist aufgebaut für die Information und Anhörung der Arbeitnehmenden beziehungsweise ihrer Vertretung nach dem Mitwirkungsgesetz.

1. Worum es geht

1. Die Arbeitgeberin führt die Software kloq ein, mit der Arbeitszeit erfasst wird (Zeit), mit einer Mitarbeiter-App und, soweit angekreuzt, weiteren Funktionen (Abschnitt 5).
2. Wir erklären Ihnen, was erfasst wird, wozu, wer es sieht und wie lange es gespeichert wird.
3. Diese Information ist kein Rechtsrat. Wo das Unternehmen etwas einführt, das in dieser Vorlage nicht beschrieben ist, ergänzt es dieses Dokument vorher.

2. Rechtliche Rahmenbedingungen

1. Datenbearbeitung im Arbeitsverhältnis. Die Arbeitgeberin darf Daten über Arbeitnehmende nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind (Art. 328b OR). Im Übrigen gilt das Datenschutzgesetz (revDSG). Diese Vorgabe kann nicht durch Vertrag oder Einwilligung zu Ihrem Nachteil erweitert werden (Art. 362 Abs. 1 OR nennt Art. 328b OR).
2. Keine Verhaltensüberwachung. Überwachungs- und Kontrollsysteme, die das Verhalten der Arbeitnehmenden am Arbeitsplatz überwachen sollen, dürfen nicht eingesetzt werden. Sind sie aus anderen Gründen nötig, sind sie so zu gestalten, dass Gesundheit und Bewegungsfreiheit nicht beeinträchtigt werden (Art. 26 Abs. 1 und 2 ArGV 3). Die Zeiterfassung nach diesem Dokument dient nicht der Verhaltensüberwachung.
3. Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Das Arbeitsgesetz und die Verordnung 1 verlangen Verzeichnisse über die Arbeitszeit. Diese sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 ArGV 1). Verzicht und vereinfachte Erfassung sind nur unter den Voraussetzungen von Art. 73a und 73b ArGV 1 möglich: [FALLS ANWENDBAR: ART DER ERFASSUNG].
4. Mitwirkung. Sie haben ein Recht auf Anhörung und Beratung vor dem Entscheid in Fragen des Gesundheitsschutzes, bei der Organisation der Arbeitszeit und der Gestaltung der Stundenpläne (Art. 48 ArG), und die Arbeitgeberin bezieht Sie in die Planung von Einsatzplänen ein (Art. 69 Abs. 1 ArGV 1). Das Mitwirkungsgesetz regelt Information und Mitsprache; ein eigenes Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Zeiterfassung besteht nicht. Ist eine Arbeitnehmervertretung bestellt (möglich in Betrieben ab 50 Arbeitnehmenden), nimmt sie diese Rechte wahr; sonst stehen sie Ihnen direkt zu. Vertretung im Betrieb: [ARBEITNEHMERVERTRETUNG ODER KEINE].

3. Anhörung und Information

1. Die Arbeitgeberin hat die Arbeitnehmenden beziehungsweise ihre Vertretung am [DATUM] über die Einführung informiert und angehört: [FORM DER ANHÖRUNG, ZUM BEISPIEL VERSAMMLUNG, SCHRIFTLICH].
2. Stellungnahmen wurden entgegengenommen und beraten. Das Ergebnis und die Begründung des Entscheids sind: [ERGEBNIS UND BEGRÜNDUNG].
3. Änderungen, die bei Funktionen oder Auswertungen hinzukommen, werden vor ihrer Einführung mitgeteilt und, soweit sie Arbeitszeit, Gesundheitsschutz oder Kontrolle betreffen, besprochen. Eine neue Funktion bleibt ausgeschaltet, bis diese Information ergänzt wurde. Das Mitbestimmungs-Gate von kloq weist die Arbeitgeberin darauf hin und protokolliert ihre Bestätigung; es sperrt die Funktion nicht, die Arbeitgeberin verpflichtet sich daher zur internen Einhaltung.
4. Arbeitsplanung. Einsatzpläne werden in der Regel zwei Wochen vor dem neuen Einsatz mitgeteilt (Art. 69 Abs. 1 ArGV 1). Unterschreitet eine Änderung diese Frist, weist kloq die Planerin oder den Planer darauf hin. Die Frist ist eine Sollvorschrift; Abweichungen sind zu begründen: [REGELUNG FÜR KURZFRISTIGE ÄNDERUNGEN].

4. Allgemeine Regeln für alle Funktionen

1. Zweck. Die Daten werden nur für Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung, Planung, Abwesenheitsverwaltung, Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften und Systemsicherheit bearbeitet.
2. Auswertungsverbot. Aus kloq werden keine Leistungs-, Verhaltens- oder Bewegungsprofile einzelner Personen erstellt. Rankings (Pünktlichkeit, Fehlzeiten, Standortabweichungen) sind unzulässig. Hinweise des Systems sind keine Sanktionsgrundlage ohne Anhörung.
3. Datensparsamkeit. Es werden nur Daten bearbeitet, die für den Zweck nötig sind. Die Arbeitgeberin hat in Abschnitt 6 begründet, warum.
4. Ihre Rechte. Sie können Ihre eigenen Buchungen, Korrekturen und Abwesenheiten jederzeit in kloq einsehen. Sie haben Anspruch auf Auskunft (Art. 25 revDSG), auf Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten (Art. 28 revDSG), auf Berichtigung und, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht, auf Löschung. Die Arbeitgeberin antwortet auf Auskunftsgesuche innert 30 Tagen; kann sie die Frist nicht einhalten, teilt sie Ihnen mit, bis wann sie antwortet (Art. 18 DSV).
5. Information über die Bearbeitung. Zusätzlich erhalten Sie die Datenschutzinformation für Beschäftigte (Art. 19 revDSG; Vorlage „Mitarbeiter-Information“).
6. Keine Nachteile. Wenn Sie freiwillige Funktionen nicht nutzen, entstehen Ihnen keine Nachteile. Es gibt immer einen gleichwertigen Weg zur Zeitbuchung (zum Beispiel am Kiosk oder im Web).
7. Datenschutzkontakt. [DATENSCHUTZKONTAKT UNTERNEHMEN, GGF. DATENSCHUTZBERATERIN/-BERATER].
8. Datenpannen. Besteht ein voraussichtlich hohes Risiko für Ihre Persönlichkeit oder Grundrechte, meldet die Arbeitgeberin die Verletzung dem EDÖB so rasch als möglich (Art. 24 revDSG).

5. Funktionen, die zum Einsatz kommen

Jede Funktion ist ein eigener Abschnitt mit „Gilt: ja / nein“. Was nicht auf „ja“ steht, ist ausgeschaltet.

5.1 Stempeln (Web, Kiosk, Terminal)

Gilt: ja / nein

• Zweck: Erfassung von Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit.
• Daten: Zeitpunkt, Art der Buchung, Kanal, Kennung der Person, Korrekturen mit korrigierender Person.
• Wer sieht was: Sie selbst Ihre Buchungen; die Vorgesetzte oder der Vorgesetzte die Zeiten der Gruppe; Personal und Lohnbüro für die Abrechnung. Der Kanal der Buchung ist für Vorgesetzte nicht sichtbar.
• Frist: [FRIST, Ausgangswert 60 Monate (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1: mindestens fünf Jahre)].

5.2 Mitarbeiter-App

Gilt: ja / nein

• Zweck: Stempeln, eigene Zeiten, Anträge, Dienstplan, Mitteilungen.
• Daten: Kontodaten, Gerätekennung, Buchungen, Einstellungen. Keine Hintergrund-Ortung.
• Freiwilligkeit: Die App ist freiwillig. Sie müssen kein privates Gerät verwenden: [ALTERNATIVE].
• Push-Mitteilungen sind inhaltsfrei und laufen über Dienste von Apple und Google (USA). Sie sind freiwillig und widerruflich.

5.3 Standort (Geofence, NFC-Tag)

Gilt: ja / nein

• Modus: aus / nur NFC-Tag / Geofence mit Markierung / Geofence mit Durchsetzung (nur bei besonderer Begründung).
• Zweck: [ZWECK]. Wir prüfen vorher, ob ein milderes Mittel genügt (NFC-Tag statt GPS), und halten das in Abschnitt 6 fest.
• Daten: Ergebnis (innerhalb, außerhalb, unbekannt), Genauigkeit, Kennung des Orts. Koordinaten werden nicht gespeichert; falls doch: höchstens [0 bis 30] Tage.
• Regeln: Abfrage nur beim Stempeln; „außerhalb“ löst keine Sanktion aus; keine Bewegungsprofile; Vorgesetzte sehen höchstens „Prüfung nötig“. Wer die Freigabe verweigert, stempelt über einen anderen Kanal.
• Prüfung: Art. 26 ArGV 3 (keine Verhaltensüberwachung) ist beachtet. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 22 revDSG) wird bei hohem Risiko durchgeführt: [DATUM].

5.4 Biometrie-Terminal

Gilt: ja / nein. Standardmäßig nein.

• Biometrische Daten, die eine Person eindeutig identifizieren, sind besonders schützenswert (Art. 5 lit. c Ziff. 4 revDSG); die Einwilligung muss ausdrücklich sein (Art. 6 Abs. 7 revDSG). Zusätzlich gelten Art. 328b OR und Art. 26 ArGV 3.
• Es gibt immer eine Alternative (Ausweis, PIN) ohne Nachteil. Das Merkmal bleibt im Terminal und wird bei Widerruf oder Austritt gelöscht. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung liegt vor: [DATUM].

5.5 Abwesenheiten und Krankenstand

Gilt: ja / nein

• Daten: Zeitraum und Art (Urlaub, Krankheit, Unfall, Sonstiges). Keine Diagnose. Ein Arztzeugnis enthält gegenüber der Arbeitgeberin nur Arbeitsunfähigkeit, Dauer und Grad. Ein Foto wird nur gespeichert, wenn nötig: Upload eingeschaltet ja / nein.
• Sichtbarkeit: Im Team erscheint nur „abwesend“. Unterlagen sehen nur Personal und Lohnbüro; jeder Zugriff wird protokolliert.
• Frist: Zeitraum wie Lohnunterlagen; Anhang bis Abrechnung plus 6 Monate.

5.6 Dienstplan

Gilt: ja / nein

• Zweck: Schichtplanung. Sie werden einbezogen (Wunschfrei, Verfügbarkeit). Änderungen werden markiert und mitgeteilt; zur Frist siehe Abschnitt 3.
• Tausch: Vor einem Tausch prüft das System die Arbeitszeitregeln für beide Personen. Automatische Bestätigung nur, wenn dieses Reglement sie ausdrücklich erlaubt: ja / nein.
• Hinweise bei Regelverstößen sind Planungshilfen, keine Vorwürfe.

5.7 Auswertungen und Berichte

Gilt: ja / nein

• Zulässig sind nur: Monatsliste, Lohnexport, Überstunden- und Zeitsaldo, Besetzungsübersicht und [WEITERE]. Das Auswertungsverbot in Abschnitt 4 gilt.

5.8 Rechtesteuerung und Protokoll

Gilt: ja / nein

• Das System protokolliert Administrationsvorgänge und Zugriffe auf sensible Felder. Bei umfangreicher Bearbeitung besonders schützenswerter Daten ist eine Protokollierung auch von Gesetzes wegen vorgesehen (Art. 4 DSV). Protokolle werden mindestens ein Jahr aufbewahrt, getrennt vom System.
• Sie sehen in der App „Wer hat meine Daten gesehen?“ mit Datum, Rolle und Zweck. Namen werden nicht gezeigt: [Einstellung].
• Das Protokoll wird nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle der Zugreifenden verwendet.

5.9 Postfach beim Austritt

Gilt: ja / nein. Nur nach Beratung.

• Das Postfach wird am Austrittstag gesperrt. Es gibt eine Abwesenheitsnotiz mit einer Ansprechperson, ohne Angabe des Grundes. Sie können private Mails vorher sichern. Geschäftliche Mails werden nach der Aufbewahrungsfrist archiviert (zehn Jahre nach Art. 958f OR für Geschäftsbücher und Buchungsbelege, soweit sie darunter fallen).
• Ein Zugriff auf Inhalte erfolgt nur bei dokumentiertem Anlass, mit Freigabe durch zwei Personen, ausgenommen Privatordner, und mit Information an Sie. Das Vorgehen orientiert sich am Leitfaden des EDÖB zum Austritt (Sperrung, Abwesenheitsantwort, Möglichkeit zur Sicherung).

5.10 Belegerkennung (optional)

Gilt: ja / nein. Standardmäßig nein.

• Belege können mit einer KI ausgelesen werden. Anbieter: Anthropic (USA). Übermittlung nach dem Datenschutzrahmen Schweiz-USA (in Kraft seit 15. September 2024, Anhang 1 DSV), soweit der Anbieter zertifiziert ist: [BESTÄTIGUNG]. Das Ergebnis müssen Sie bestätigen. Sie können Belege auch von Hand erfassen.

6. Erforderlichkeit je Datenkategorie

Die Arbeitgeberin begründet für jede Datenkategorie, warum sie erforderlich ist. Dieses Reglement ersetzt die Prüfung nicht.

7. Aufbewahrung und Löschung

Daten, die noch aufzubewahren sind, werden gesperrt, danach gelöscht. Löschung erfolgt nach Fristende durch Vernichtung des Personenschlüssels oder durch Löschen der Datenpartition.

8. Kontrollrechte der Arbeitnehmervertretung

1. Einsicht in die Funktionsliste, in die Berechtigungsübersicht und in die Liste der Unterauftragsverarbeiter.
2. Information vor jeder neuen Funktion nach Abschnitt 3.
3. Bei Verdacht auf Verstöße kann die Vertretung eine Prüfung durch [UNABHÄNGIGE STELLE] verlangen.

9. Streitfälle

1. Fragen und Beschwerden richten Sie zuerst an [STELLE]. Die Arbeitgeberin antwortet innert [FRIST] Tagen.
2. Dieses Reglement sieht kein Einigungsstellenverfahren vor. Weitere Schritte: [VEREINBARTES VERFAHREN, FALLS VORHANDEN].
3. Sie können sich jederzeit an die zuständigen Behörden wenden, insbesondere für Fragen des Datenschutzes an den EDÖB.

10. Inkrafttreten und Änderungen

1. Dieses Reglement tritt am [DATUM] in Kraft.
2. Änderungen werden vorgängig mitgeteilt. Dokumentversion und Datum stehen in kloq.

[ORT], [DATUM]

[NAME, FUNKTION]